Konsernin hallitus vahvistanut 22.3.2023
Periaatteita noudatetaan koko Handelsbanken-konsernissa ja soveltuvin osin myös tytäryhtiöissä, mikäli ulkomaiset tai tytäryhtiöitä koskevat voimassa olevat säännökset eivät edellytä periaatteista poikkeamista. Vastuullisen yksikön tulee vahvistaa mahdolliset poikkeamat koko konsernin tasolla.
1. Tarkoitus ja soveltamisala
Toimintaperiaatteiden tarkoituksena on varmistaa, että eturistiriidat tunnistetaan ja käsitellään sekä että niitä ehkäistään Handelsbanken-konsernissa asianmukaisella tavalla. Kaikkien työntekijöiden, hallituksen jäsenten ja kolmansien konsernin lukuun toimivien osapuolten tulee noudattaa toimintaperiaatteita soveltuvin osin.
2. Eturistiriitojen tunnistaminen ja käsittely
2.1. Yleistä eturistiriitojen tunnistamisesta
Eturistiriidat ovat luonnollinen osa liiketoimintaa, joten niitä voi ilmetä konsernin toiminta-alueella. Eturistiriitoja voi syntyä esimerkiksi silloin, kun kahden tai useamman luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön edut ovat keskenään ristiriidassa. Eturistiriita voi koskea esimerkiksi liiketoimen tulosta, toimeksiannon toteuttamista tai palvelun tai tuotteen tarjoamista.
Handelsbanken-konsernin toiminnassa eturistiriitoja voi syntyä esimerkiksi yhden tai useamman alla mainitun osapuolen välille:
- Svenska Handelsbanken AB (publ)(Handelsbanken);
- osakkeenomistaja;
- hallituksen jäsen;
- työntekijä, mukaan lukien johtoryhmän jäsen;
- konserniyhtiö;
- asiakas;
- tavarantoimittaja ja liikekumppani;
- muu näitä lähellä oleva taho.
Eturistiriita, jolla voi olla haitallinen vaikutus yhden tai useamman asiakkaan etuun, voi syntyä esimerkiksi, jos Handelsbanken, pankin työntekijä, hallituksen jäsen, toimeksisaaja tai näitä lähellä oleva taho on tilanteessa, jossa
a) se saa todennäköisesti taloudellista etua tai välttää taloudellisen tappion asiakkaan kustannuksella;
b) sillä on asiakkaalle tarjotun palvelun tai asiakkaan lukuun toteutetun liiketoimen tulokseen liittyvä, asiakkaan edusta poikkeava etu;
c) sillä on taloudellinen tai muunlainen kannustin suosia asiakkaan etujen sijaan toisen asiakkaan tai asiakasryhmän etuja;
d) se harjoittaa samaa liiketoimintaa kuin asiakas; tai
e) se saa tai tulee saamaan toiselta henkilöltä kuin asiakkaalta sellaisen kannustimen, joka liittyy asiakkaalle tarjottuun palveluun, rahana, tuotteina tai palveluina, eikä kyseessä ole mainitusta palvelusta tai toiminnasta tavallisesti perittävä palkkio tai maksu.
Eturistiriitoja voi syntyä myös konsernin eri osien välille sekä pankin ja työntekijöiden tai hallituksen jäsenten henkilökohtaisten etujen mukaan lukien näitä lähellä olevien tahojen välille. Nämä eturistiriidat voivat vaikuttaa haitallisesti tehtävien ja vastuiden toteuttamiseen. Tällaisia eturistiriitoja voi syntyä muun muassa seuraavista syistä:
f) taloudelliset edut, esimerkiksi osakeomistukset, muut omistusoikeudet ja jäsenyydet, rahoitusosuudet ja muut omistukset yritysasiakkaissa, immateriaalioikeudet, pankin myöntämät lainat henkilöstön tai henkilöstöä lähellä olevan tahon omistamalle yritykselle, jäsenyys elimessä tai yhteisössä, joiden edut ovat pankin etujen vastaisia;
g) henkilökohtaiset tai ammatilliset suhteet henkilöihin, joilla on huomattava omistus pankissa;
h) henkilökohtaiset tai ammatilliset suhteet (esim. perhesuhteet) pankin tai konsernin konsolidoidun valvonnan piiriin kuuluvien yritysten henkilöstöön;
i) muut palvelussuhteet ja aiemmat lähimenneisyydessä (esim. viisi vuotta sitten) voimassaolleet palvelussuhteet;
j) henkilökohtaiset tai ammatilliset suhteet keskeisiin ulkopuolisiin sidosryhmiin, esimerkiksi yhteistyö merkittävien tavarantoimittajien, konsulttiyritysten tai muiden palveluntarjoajien kanssa.
Kohdissa g, h ja j mainituilla henkilökohtaisilla tai ammatillisilla suhteilla tarkoitetaan myös aiempia, lähimenneisyydessä olleita suhteita.
Handelsbanken-konsernin eri toiminnoissa voi siis esiintyä erilaisia eturistiriitoja. Yllä olevassa luettelossa mainitut mahdolliset eturistiriidat ovat esimerkinomaisia.
2.2. Yleistä eturistiriitojen käsittelystä
Konsernin yksikönjohtajien vastuulla on omassa toiminnassaan jatkuvasti tunnistaa, arvioida, ehkäistä ja käsitellä toteutuneita ja mahdollisia eturistiriitoja sekä dokumentoida ja seurata niitä. Tarkempia sääntöjä hallituksen jäseniin liittyvien eturistiriitojen tunnistamisesta ja käsittelystä on hallituksen työjärjestyksessä.
Erityisesti asiakassuhteiden osalta vastuuhenkilön tulee ensisijaisesti varmistaa, ettei asiakkaan etu vaarannu. Jos eturistiriitaa ei voida ehkäistä, asiakkaan tulee saada tieto eturistiriidasta niin, että hän kykenee ymmärtämään ja tallentamaan tiedon ja voi tehdä tuotteeseen tai palveluun liittyvän päätöksen huomioiden samalla tunnistetun eturistiriidan. Jos tunnistetun eturistiriidan ehkäiseminen ei ole mahdollista, vastuullisen yksikönjohtajan tulee myös säännöllisesti seurata eturistiriitaa tavoitteenaan sen poistaminen.
Toiset eturistiriidat voivat syntyä odottamatta yksittäisen tapahtuman, kuten liiketoimen tai tietyn palveluntarjoajan valinnan seurauksena, ja ne voidaan usein ratkaista kertaluonteisella toimenpiteellä, kun taas toiset eturistiriidat voivat jatkua pidempään ja niiden käsittely on jatkuvaa.
Kaikkien työntekijöiden ja konsernin lukuun toimivien kolmansien osapuolten tulee viipymättä raportoida pankin vastaavalle johtajalle kaikista mahdollisista tilanteista ja olosuhteista, jotka voivat aiheuttaa tai ovat jo aiheuttaneet eturistiriidan.
Tunnistetut eturistiriidat tulee dokumentoida ja luetteloida yksikön sisällä. Tunnistettujen eturistiriitojen kuvauksen lisäksi luettelosta tulee ilmetä, miten toteutuneita eturistiriitoja on ehkäisty ja käsitelty, sekä miten mahdollisia eturistiriitoja tulee ehkäistä tai käsitellä. Luetteloa tarkastellaan säännöllisesti, vähintään kerran vuodessa.
Eturistiriitojen tunnistamisen ja käsittelyn tulee vastata toiminnan laatua, laajuutta ja monimutkaisuutta. Yksikönjohtajan vastuulla on pitää yksikön henkilöstölle vuosittain tilaisuus, jossa mahdollisia eturistiriitoja koskevat ohjeet käydään läpi.
Yksiköissä, joissa eturistiriitojen todennäköisyyden arvioidaan olevan normaalia suurempi, tunnistetuista, olennaisista eturistiriidoista tulee lisäksi tehdä vuosittainen yhteenveto. Toimitusjohtaja arvioi, mitä yksiköitä vaatimus koskee.
Päätettäessä asianmukaisista menettelytavoista eturistiriitojen ehkäisemiseksi ja estämiseksi tulee soveltuvilta osin huomioida Handelsbankenin ohjeet, jotka koskevat eturistiriitoja, pankkisalaisuutta, eettisyyttä, operatiivisia riskejä, lahjontaa, ulkopuolisia tehtäviä, korvauksia, sivutöitä, työntekijöiden omia arvopaperikauppoja, sijoitusanalyysia, sijoitusneuvontaa, rahoitusvälineiden markkinointia ja corporate finance -toimintaa. Eturistiriitojen mahdollisuus on huomioitava myös rekrytoitaessa ja nimitettäessä jäseniä konsernin hallitukseen sekä hankittaessa palveluja.
2.3. Esteellisille henkilöille tarjottavat palvelut
Handelsbanken ei saa tehdä palveluja, mukaan lukien luottoja koskevia sopimuksia muilla ehdoilla kuin mitä pankki yleensä soveltaa, eikä tehdä muita ei-markkinaehtoisia sopimuksia seuraavien tahojen kanssa tai heidän edukseen:
a) hallituksen jäsen;
b) johtavassa asemassa oleva henkilö, jolla on yksin tai toisen henkilön kanssa oikeus päättää luottoihin liittyviä asioita, jotka muuten päätetään hallituksessa;
c) johtavassa asemassa oleva työntekijä;
d) joku muu osakkeenomistaja kuin valtio, jonka omistus on vähintään kolme prosenttia koko pääomasta;
e) kohdissa a–d mainitun tahon puoliso tai avopuoliso; tai
f) oikeushenkilö, johon liittyen kohdissa a–e mainituilla tahoilla on osakkaana tai jäsenenä olennaisia taloudellisia etuja.
Kohdissa b ja c mainituilla johtavassa asemassa olevilla henkilöillä tai työntekijöillä tarkoitetaan seuraavia henkilöitä: toimitusjohtaja, varatoimitusjohtaja, konsernin riskikontrolli-, Compliance- ja Audit-yksiköiden johtajat, konsernin luottoyksikön johtaja, konsernin johdon jäsenet sekä konserni johtoon kuulumattomat maajohtajat.
Kohdissa a–f mainittujen henkilöiden ja heidän varahenkilöidensä kanssa solmittujen luottosopimusten osalta, ks. myös konsernin luotto-ohje, eli Kreditinstruktion för Handelsbankenkoncernen.
2.4. Esimerkkejä Handelsbanken-konsernissa esiintyvistä eturistiriidoista ja niiden käsittelystä
Alla on lueteltu Handelsbanken-konsernin toimintaan liittyviä tyypillisiä eturistiriitoja sekä ohjeita niiden käsittelystä. Ne on jaoteltu kolmeen pääkategoriaan (ja tarvittaessa alakategorioihin): asiakkaaseen liittyvät eturistiriidat, konsernin sisäisiin suhteisiin liittyvät eturistiriidat ja muihin sidosryhmiin kuin asiakkaisiin liittyvät eturistiriidat. Luettelo ei ole tyhjentävä.
Esimerkkejä eturistiriidoista ja niiden käsittelystä (pdf) Avautuu uuteen ikkunaan
3. Raportointi
Yksiköt, joissa eturistiriitojen todennäköisyyden arvioidaan olevan normaalia suurempi, laativat vuosittain yhteenvedon olennaisista eturistiriidoista ja niiden käsittelystä. Yhteenveto toimitetaan konsernin Governance-yksikköön ja tiedoksi konsernin Compliance-yksikköön.
Konsernin riskivaliokunnan tulee vähintään kerran vuodessa saada konsernin Compliance-yksiköltä raportti, jossa kerrotaan compliance-toiminnon tekemistä tarkistuksista ja seurannasta, jotka koskevat Handelsbanken-konsernissa tunnistettujen olennaisten eturistiriitojen käsittelyä.
Raportissa kerrotaan tunnistetuista olennaisista eturistiriidoista sekä siitä, miten niitä käsitellään tai ehkäistään.