Fastställd av centralstyrelsen 22.3.2023
Policyn ska tillämpas i hela Handelsbankenkoncernen och i tillämpliga delar gälla även för dotterbolag, om inte bindande regler utanför Sverige eller för dotterbolag föranleder avvikelser. Sådana avvikelser ska förankras med ansvarig enhet på koncernnivå.
1. Syfte och tillämpningsområde
Denna policy syftar till att säkerställa att intressekonflikter identifieras, förhindras och hanteras på ett korrekt sätt i Handelsbankenkoncernen. Samtliga medarbetare, styrelseledamöter och tredje parter som agerar för koncernens räkning ska följa policyn i tillämpliga delar.
2. Identifiering och hantering av intressekonflikter
2.1. Generellt om identifiering av intressekonflikter
Intressekonflikter är en naturlig del i en affärsdrivande verksamhet vilket innebär att denna typ av konflikter kan uppkomma inom koncernens verksamhetsområde. Intressekonflikter kan bland annat uppstå när två eller flera fysiska eller juridiska personer har motstående intressen, exempelvis när det gäller resultatet av en transaktion, utförandet av ett uppdrag eller tillhandahållandet av en tjänst eller en produkt.
I den verksamhet som Handelsbankenkoncernen bedriver kan intressekonflikter exempelvis uppstå mellan två eller flera av följande parter:
- Svenska Handelsbanken AB (publ) (Handelsbanken),
- aktieägare,
- styrelseledamöter,
- medarbetare, inklusive ledande befattningshavare,
- koncernbolag,
- kunder,
- leverantörer och affärspartners, samt
- närstående till någon av dem.
En intressekonflikt som kan ge upphov till att en eller flera kunders intressen påverkas negativt kan föreligga till exempel i situationer då Handelsbanken, anställda, styrelseledamöter, uppdragstagare eller närstående till någon av dem
a) sannolikt kan erhålla en ekonomisk vinst eller undvika en ekonomisk förlust på kundens bekostnad,
b) kan ha ett annat intresse än kunden av resultatet av den tjänst som tillhandahålls kunden eller av den transaktion som genomförs för kundens räkning,
c) kan ha ett ekonomiskt eller annat incitament att gynna en annan kund eller kundgrupps intressen framför kundens intressen,
d) bedriver samma slag av verksamhet som kunden, eller
e) tar emot eller kommer att ta emot incitament av någon annan än kunden i samband med en tjänst till kunden, i form av pengar, varor eller tjänster utöver standardmässig avgift eller kommission för berörd tjänst eller verksamhet.
Det kan även uppstå intressekonflikter mellan olika delar av koncernen och mellan banken och privata intressen hos medarbetare eller styrelseledamöter, inklusive närstående till någon av dem, som kan inverka negativt på fullgörandet av uppgifter och ansvarsområden. Sådana konflikter kan uppstå med anledning av exempelvis
f) ekonomiska intressen, exempelvis aktieinnehav, andra äganderätter och medlemskap, finansiella innehav och andra intressen i företagskunder, immaterialrättigheter, lån som banken har beviljat ett företag som ägs av personalen eller av närstående till dem, medlemskap i ett organ eller en enhet med intressen som står i strid med bankens,
g) personliga eller yrkesmässiga relationer med ägare till kvalificerade innehav i banken,
h) personliga eller yrkesmässiga relationer (exempelvis familjerelationer) med personal som arbetar för banken eller företag som omfattas av den konsoliderade tillsynen av koncernen,
i) andra anställningar och tidigare anställningar i nära förfluten tid (exempelvis fem år bakåt i tiden),eller
j) personliga eller yrkesmässiga relationer med relevanta externa intressenter, exempelvis samröre med betydande leverantörer, konsultföretag eller andra tjänsteleverantörer.
Med personliga eller yrkesmässiga relationer i punkterna g, h och j avses även tidigare relationer i nära förfluten tid.
Intressekonflikter kan således vara av olika karaktär i olika delar av Handelsbanken- koncernens verksamhet. Ovanstående uppräkning utgör enbart exempel på möjliga intressekonflikter.
2.2 Generellt om hantering av intressekonflikter
Det åligger varje enhetschef i koncernen att löpande i sin verksamhet identifiera, bedöma, förhindra eller hantera samt dokumentera och följa upp faktiska och potentiella intressekonflikter. Identifiering och hantering av intressekonflikter avseende styrelsens ledamöter regleras närmare i styrelsens arbetsordning.
När det särskilt gäller kundförhållanden ska den ansvarige i första hand se till att kundens intressen inte påverkas negativt. Är det inte möjligt att förhindra en intressekonflikt ska kunden informeras om intressekonflikten på ett sätt som gör det möjligt för kunden att förstå och spara informationen och därigenom få möjlighet att fatta beslut om tjänsten eller produkten med beaktande av den identifierade intressekonflikten. Kan en identifierad intressekonflikt inte förhindras ska ansvarig enhetschef dessutom löpande följa upp intressekonflikten med målsättningen att den ska upphöra.
Vissa intressekonflikter kan inträda oväntat till följd av en enskild händelse, till exempel en transaktion eller valet av en viss tjänsteleverantör, och kan ofta hanteras genom en engångsåtgärd, medan andra intressekonflikter kan kvarstå över längre tid och behöva hanteras permanent.
Alla anställda och tredje parter som agerar för koncernens räkning ska skyndsamt redovisa alla eventuella situationer och omständigheter som kan ge upphov till, eller som redan har gett upphov till, en intressekonflikt till ansvarig chef i banken.
Intressekonflikter som identifierats ska dokumenteras och förtecknas inom enheten. Förutom en beskrivning av de identifierade intressekonflikterna ska det av förteckningen framgå hur faktiska intressekonflikter har förhindrats eller hanterats samt hur potentiella intressekonflikter ska förhindras eller hanteras. Förteckningen ska ses över löpande och minst årligen.
Identifiering och hantering av intressekonflikter ska anpassas efter verksamhetens art, omfattning och komplexitet. Det åligger varje enhetschef att årligen hålla en genomgång med personalen på enheten med utgångspunkt i gällande regelverk avseende eventuella intressekonflikter.
För enheter där sannolikheten för intressekonflikter bedöms vara högre, ska dessutom en årlig sammanställning av identifierade väsentliga intressekonflikter tas fram. Verkställande direktören avgör vilka enheter som ska omfattas av det kravet.
Vid bestämmande av lämpliga rutiner för att förebygga och förhindra en intressekonflikt, ska Handelsbankens regelverk om intressekonflikter, banksekretess, etik, operativa risker, korruption, externa uppdrag, ersättningar, bisyssla, anställdas egna värdepappersaffärer, investeringsanalys, investeringsrådgivning, marknadsföring av finansiella instrument och corporate finance-verksamhet beaktas i tillämpliga fall. Även i samband med rekrytering, utseende av styrelseledamot i koncernen samt vid upphandling av tjänst ska risken för intressekonflikt beaktas.
2.3. Tjänster till en jävskrets
Handelsbanken ska inte ingå avtal om tjänster, inklusive krediter, på andra villkor än sådana som banken normalt tillämpar eller ingå andra avtal på villkor som inte är affärsmässigt betingade med eller till förmån för:
a) en styrelseledamot,
b) en person i ledande ställning som ensam eller i förening med någon annan får avgöra kreditärenden som annars ska avgöras av styrelsen,
c) en anställd som har en ledande ställning,
d) någon annan aktieägare än staten med ett innehav som motsvarar minst tre procent av hela kapitalet,
e) den som är make eller sambo till någon som avses i a–d, eller
f) en juridisk person i vilken någon som avses i a–e har ett väsentligt ekonomiskt intresse i egenskap av delägare eller medlem.
Med en person eller anställd som har en ledande ställning i punkterna b och c avses följande personer: verkställande direktör, vice verkställande direktör, cheferna för Group Risk Control, Group Compliance och Group Audit, chefen för Group Credits, medlemmar av koncernledningen samt landchefer som inte ingår i koncernledningen.
I fråga om avtal om krediter med personer som anges i punkterna a–f, samt deras ersättare, se även Kreditinstruktion för Handelsbankenkoncernen.
2.4 Exempel på i Handelsbankenkoncernen förekommande intressekonflikter och hanteringen av desamma
Nedanstående förteckning innehåller en uppräkning av väsentliga intressekonflikter i Handelsbankenkoncernens verksamhet med angivande av hur de hanteras. De har delats in i tre huvudkategorier (i förekommande fall med underkategorier): intressekonflikter gentemot kund, intressekonflikter hänförliga till koncerninterna förhållanden samt intressekonflikter gentemot andra intressenter än kunder. Observera att förteckningen inte är uttömmande.
3. Rapportering
De enheter där sannolikheten för intressekonflikter bedömts vara högre, och som därför tar fram en årlig sammanställning av väsentliga intressekonflikter och hur de hanteras, ska lämna den sammanställningen till Group Governance och för kännedom till Group Compliance.
Centralstyrelsens riskutskott ska, minst årligen, erhålla en rapport från Group Compliance innehållandes information om compliancefunktionens kontroller och uppföljning kring hanteringen av identifierade väsentliga intressekonflikter i Handelsbankenkoncernen.
I rapporten ska de väsentliga intressekonflikter som identifierats redovisas, och hur dessa intressekonflikter hanteras eller undviks.